消費財を扱っていると、商標の問題に結構出くわします。主には次のような問題。
さて、その適正対価あるいは相場とは、どれくらいなのでしょうか。
続きを読む
ファーストレビューの精度が落ちている問題
前回に引き続き、現在起きている、契約書チェックに時間がかかるという困った問題。このせいで、やりたい仕事になかなか着手できず、やや長時間労働気味になっています。
前回は、私の契約書チェックにかかる時間が数倍に膨れ上がってる原因のうち、私の作業に起因することを書きました。今日は、ファーストレビュー担当者側で起きている問題について。
ファーストレビューの精度が落ちている問題
私の生産性が落ちている以下の5つの要因。
- 画面上でチェックしなければならない
- 修正履歴の工夫をしなければならない
- その場で話して済んだようなコメントまで、きちんと文章にしなければならない
- その場でフォローできないため、受け手の気持ちに配慮しなければならない
- メンバーのファーストレビューの精度が明らかに落ちている
この中で、最も由々しき問題と考えているのが「ファーストレビューの精度が落ちている」ことです。ただ、他社の管理職の方も同じ指摘をされていたので、当社だけの問題ではないとちょっとホッとしたというのも事実…
具体的には、誤字脱字をやたら見落としているといった些末なことから、前提を途中からすっぽかしているという「どこ見てんのよ」というものまで。先日など、下請取引の前提なのに、下請代金の定め方が明記されていなかったり、支払サイトが給付からMAX60日ではなく、検収完了からMAX60日になっていたりしました。えぇぇ…
担当者のキャリアが浅いということを差し引いても、在宅勤務前ならこんなことはなかったはず。なぜ、精度が落ちているのでしょう。
思うに、やはり、ペーパーレスに適応できていないのではないかと。今までなら、紙に印刷して、気になったところはマーカーを引いたり、殴り書きでもメモしたりするというような工夫をしていたけれど、そういった工夫をしていないのではないか。
書籍へのアクセスが不十分で、十分な検討ができないから？ということも考えてみたのですが、成果物を見ているとそういうことではなさそうでした。
みんな若いので、過渡期をしのげば好転するのでしょうが、そうは言っても、今何とかしてほしい…
基本に立ち返って
定型的な取引の契約書なのに、私から怒涛の修正とコメントが入ったものがバックされ、メンバーも「やべっ」と気づいているはずですが、今のところまだ改善の兆しがありません。そこで、具体的にどんな助言ができるだろう？と悶々と考えていました。
まず、ペーパーレスに適応していないために、これまでできていたのにできなくなっていることは何か？
それは、背景やポイントを整理することや全体を俯瞰する（落ち着いた頭で見る）ことではないか？
そこで、思いついた対応策は、次の3つ。
- 関係図と大きな前提やポイントを紙に書く
- その紙をレビュー中ずっと手元に置いて参照する
- レビューした契約書を1日寝かす
これ、契約書チェック、いえ書面を書くときの基礎中の基礎ですよね。。キャリアを重ねれば、簡単なものなら、紙に書いたりしなくてもできるようになりますが、私だって今でも複雑な案件ではノートに関係図や疑問点などを描いて、背景等が理解できるまで質問します。
そして、画面でチェックするようになった最近は、さほど複雑でない契約書でも、一日置くようになりました。その場で書いた文章を相手に返すのはちょっと怖いです。
他にも、確かに書き込みはできなくなったけれど、ハイライトをつけたり、疑問点をメモに残すことは、画面上でも簡単にできるので、とりあえず紙でやっていたときのようにやってみたらどうかな？とも思います。
正直、これくらいはやってくれているだろうと思っていたのですが、そうでもなかったようです。残念ですが、これも試行錯誤の一環と捉えよう。
隣についていないから気づきやフォローが遅れる？
以上は、本人たちの環境変化に注目して考えたものですが、チームの変化で考えてみると、やはり「隣についていない」ということが大きいのかもしれないと最近感じています。
隣にいれば、途中でつまづけば、あるいはそれを察知すれば、すぐに相談に乗れるし、一緒に関係図を書いて議論することもできたけれど、今は、つまづいていることに気づけないし、関係図をシェアするにもPPTなどでポンチ絵を書くというひと手間がかかってしまいます。
日頃、「わからなければ聞きなさい。それがあなたたちの果たすべき責任だ」と指導はしているものの、向こうも気を遣って、「できるところまでやってから」となり、結果、修正の幅は大きく、量は多くなってしまう、さらに時間もかかるという不幸が生まれている気がしてなりません。かといって、こちらから声をかけすぎるのは、自立心を削ぐのでやりたくない。
何もなくても話をする時間を作り、「これどう考えますか？」と若手から言えるような工夫もしているつもりですが、まだまだ私はチームのメンバーに気を遣われているのですね。。
契約書チェックに時間がかかる問題
ただいま、少し困ったことが起きています。
それは、私の契約書チェックにかかる時間が数倍に膨れ上がっていること。労働時間の半分以上が契約書チェックに当てられている気がします。
原因は、そう、在宅勤務です。
続きを読む