kintoneを使用しはじめてしばらく経ちました。
ハンズオン研修もしていただき、ちょっとは使い方を身につけられたように思います。
以前に疑問に思ったことも、無事に解決できました。色々入力しても、その中から必要なものだけを一覧に表示させることができます。
今日は、お話を伺って思いついた「法務での使い道」を備忘メモとして残しておきます。
案件管理
まずは、案件管理があげられるでしょう。
私のところでは、契約書と相談という2軸を基本に受付記録をとり、メールを含めたやりとりをすべてサーバに保管しているのですが、その受付記録をkintone上でつくることが考えられます（これまでは、Excelで記録）。
いつ、誰から、どんな案件を受けたのか、最終版も一緒に貼っておけば、後から見るときに便利です。Excelの難点は、調印版を貼り付けると、動作がかなり重くなってしまうことでした。また、検索時に「ブックを全部選択する」という手間もちょっと面倒です。私がやり方を知らないだけかもしれませんが。
その点、kintoneには検索機能があり、アプリを横断的に（しかも、添付ファイルの中の文字まで！）検索してくれるので、ある会社を検索すれば、過去に対応したケースがごそっと抽出できてとても便利です。
契約書管理
kintoneでも提供されていますが、締結した契約書管理にも使えます。
満了日や解約判断期限をあらかじめ入力しておけば、そのときにアラートを出してくれるので、抜け漏れがなくて便利です。
契約書審査等のワークフロー
簡単なワークフローを組むこともできるので、上記２つとワークフローを備えた契約審査や相談のフローを作ることもできます。
ただ、権限を適切に切らないと他部署の契約書や相談が見れたりするので注意が必要なのと、全社員にアカウントが必要になるのが少し難点です。
知財管理
これは、以前の記事にも書きました。これをするために我が社では導入したようなものです。
登録商標とその権利の存続期間、ライセンス状況なんかも同時に管理することができます。先ほど書いたように、アラートを出すことができるのが便利です。
官公庁への照会記録
ここからは、以前、Notesを使っていたときにやっていたことから着想を得ています。
まず、官公庁の照会記録をkintoneで残しておくとよいでしょう。
現在は、消費者庁や個人情報保護委員会によく電話するので、いつ、誰が、どんな質問をして、誰からどんな回答を得たのか（事務所時代はケースコードまで）、といったことを記録しておけば、チームのノウハウになります。
セミナーの記録
いろんなセミナーに参加させてもらうので、そのレジュメを保存しておくデータベースとして活用することもできます。
我が社の場合、今は全員が同じセミナーに参加することは難しいので、誰かが代表して参加しています。また、その人の定着を図るためにも、メンバーにフィードバックをすることになっており、その資料もつけておけばよさそうです。
グループ会社情報
グループ会社に自律運営させているとはいえ、総会のときなどは、書類作成を手伝ったりするし、謄本や定款、役員任期を確認したいときなどあったりするので、子会社の最新の基本情報がまとまっていると便利です。
そこで、簡単なプロフィールと謄本、定款、株主名簿を貼り付けておき、役員任期も記載しておくことが考えられます。あまり入力しすぎると、メンテが面倒くさくなるので、ほどほどの情報が望ましいです。
以上、今の時点で思いついた法務でのkintone利用可能性でした。
これからももっと見つけたいと思います。
