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大阪で働く法務パーソンのはなし

内部通報制度の信頼性を高めるには

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前回、内部通報制度認証を取り上げ、現行制度下の取得には否定的な考えを述べました。

一方で、日本版司法取引制度が導入され、「従業員に会社が売られる」ことや「会社が従業員を売ること*1」も想定されるようになり、その対策として内部通報制度の充実を挙げる有識者が多くいらっしゃるなど、内部通報制度に対する関心は以前より増していることは間違いなさそうです。

私は、内部通報制度の充実とは、利用しやすさが大前提であるものの、信頼性を高めることであり、そのためには情報公開が重要と考えています。

通報しても意味がないと思う従業員

これは私自身の経験なのですが、我が社の従業員から、「内部通報したって何も変わらないじゃないか」と言われたことがあります。おそらくその従業員に内部通報の経験はなく、誰かからの又聞きか何かだと思うのですが、担当部門としてはちょっとショックな発言でした。

かくいう私も、何か不正を発見した場合に内部通報窓口を利用するかというと、外部を含めて「しない」と思います。私の場合は、外部窓口を含めて、内部通報を仕切るのが自分のボスだからですが。きっと、社長か別の役員に報告することでしょうし、それが難しければ、当局にいうか退職するでしょう。

ちゃんと対応していることは知られていない

当然、我が社でも、内部通報があった場合、通報者の希望があれば(事案によってはなくても)調査を行い対処しています。結果、懲戒処分を受ける人や配置転換される人があったり、会社のルールが変わることもあります。しかし、「内部通報しても何も変わらない」と思っている従業員を含め、ほとんど全社員は、自浄作用が発揮されていることは一切知らされていないのが現状です。

これは問題だと思っているのですが、社長や監査役ですら、年間の通報件数を正確には把握していないと思われます。

一方で、悪い噂はあっという間に広がるもので、「通報したことがバレた」というような情報は従業員に広く知れてしまい、内部通報制度への信頼は簡単に揺らいでしまいます。

信頼性を高めるには情報開示すべき

消費者庁民間事業者向けガイドラインには、次の一節があります。

 

内部通報制度の運用実績(例えば、通報件数、対応結果等)の概要を、個人情報保護等に十分配慮しつつ従業員に開示することにより、制度の実効性に対する信頼性を高めることが必要である。

これは本当にそのとおりだと思います。知らされることで従業員の制度に対する信頼が高まるだけでなく、開示するという仕組みがあることにより、会社として恥ずかしくない対応をとるインセンティブにもなるでしょう。また、経営陣には、どのような内部通報があり、我が社がどのような問題を抱えているのか、分析結果を届けることも必要ではないかと思われます。

(我が社の通報で多くを占める)ハラスメント事案については、対応結果を公表するのは個人情報の観点から難しいでしょうが、件数を公表するだけでも会社が受け止めてくれているというメッセージにはなりそうです。匿名で正規受付不可といった事案についても公表すれば、適切な通報のみが提供されるようにもなるのではとも考えます。

情報を開示することで、「悪いことをすればバレる」「会社は適切に対処し、自浄作用を発揮できる」という組織風土を醸成できれば、コンプライアンスの実践につながることはもちろん、従業員満足度も向上すると思うのですが、いかがでしょうか。

*1:日本版司法取引の第1号が、会社が訴追を免れ、従業員個人が刑事責任を問われるものになったのは周知のことです。

https://www.mhps.com/jp/news/20180720.html