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大阪で働く法務パーソンのはなし

役員の任期管理をkintoneで

 

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どなたを役員にするか?は、人事(又は経営)マターですが、我が社ではなぜか法務が役員の任期管理をしています。頼まれたわけではないのですけれども。

任期管理は面倒

これは他の会社さんに是非一度尋ねてみたいと思っているのですが、役員の任期管理はどのようにされているものなのでしょうか。自社だけならいざ知らず、我が社の場合だと2桁のグループ会社の役員人事に目を配らねばなりません。

面倒だから、取締役の任期は1年にして、毎年改選にすればいいというアイデアもありますが(当社グループもそうしているところが多い)、監査役や監査等委員はそうはいきません。加えて、役員の任期の起算は「就任後」ではなく「選任後」だから、事業年度末日をまたいで選任→就任した場合は計算がトリッキーになってしまう!

任期のカウントは大して難しくはありませんが、注意力は必要で、ひとりでやるのは危険な仕事だと個人的には思っています(ひとりでするなら、時間をおいて2回はチェックしたほうがいい)。

我が社の場合ー昔 任期管理表、今 kintone

この面倒でミスしたくない役員の任期管理を我が社ではどのようにしているか。

事実上、私のボスが役員任期の担当責任者なのですが、ボスは、以前は任期管理表を手作りして管理しており、最近は毎年「あの会社、いつ選任したかな?」と見返しているそうです。。ただ、その方式でボスがカバーしているのは片手で足りる会社。まだまだグループ会社あるんですけど…ということで、バックアップで私も任期管理をしています。

どうやって?kintoneを使っています。

「グループ会社」データベースで一元管理

kintoneはサイボウズ社の製品で、クラウド型のデータ管理プラットフォームといえばよいでしょうか。システムの知識がなくてデータベースを作成し、ワークフローにすることも可能です。

kintoneでは、作られるデータベースを「アプリ」と呼びますが、私はグループ会社の情報管理用にひとつアプリを作ってチームで見える化しています。具体的にどのような情報をkintoneに登録しているかというと、

  • 商号、本店所在地、発行可能株式総数、発行済み株式総数、資本金の額、譲渡制限の有無、役員の氏名など、登記事項証明の記載事項のうち基本的なもの
  • 決算期
  • 役員の任期満了日
  • 最新の登記事項証明書
  • 現行定款
  • 株主名簿
  • 大きな組織再編

これは、事務所時代に管理していたことをヒントにしたものです。これくらいの情報が1ページにまとまっていると、大変わかりやすい。法務は、会社を見るときには、登記事項証明書と定款が最低限セットですし、定時株主総会対応等をするには株主の確認は欠かせず、また、株主名簿は作成・備置義務があるので、最低限持っておくべきです。(余談ですが、この点、法務以外は感覚が緩いようで、事業報告や税務申告=株主名簿があると考える人が多いと感じます。全然違う!)

kintoneならリマインドだってしてくれる

kintoneにはリマインダー機能が標準装備されているので、任期満了日の●日(月)前に自分にリマインダーを飛ばすことも可能です。しかも、監査役の任期だけリマインドを飛ばすということが可能なので、リマインドしてほしいことだけリマインドしてもらえます。もちろん、将来「全役員」に設定を変えることもできます。

kintoneのよいところは、こうして小さく始めて改善を重ねられるところにあります。

課題は「どこまで載せるか」

上述のとおり、kintoneのよいところは小さく始めて途中でも改善できることです。そして、「こんな項目もあったらいいな」というものを気軽に追加することができ、結果、てんこ盛りのデータベースになってUIが著しく悪化してしまう可能性をはらんでいます。メンテナンスも面倒になるし、一度作って入力した項目を削るのは勇気がいるため、データベースとして最低限管理すべき情報は何か、最初によく考える必要があります。

グループ会社だと、法務目線で最低限必要と思われる情報と、会計・税務目線で必要な情報は異なります。たとえば、会計・税務的には役員の任期はあまり関心がなく、法務的には減価償却の方法が定額法か定率法かは関心がありません。グループ会社の情報は必要とする部署も多いので、ある程度取りまとめてみんなが参照できるようにしたいのですが、どこまで載せるかはまったく悩ましい。明確な答えはないけれど、とりあえず法務が必要なものは最低限だろうということで、上述のデータを登録しています。(このへん、契約書同様、アプリは作ったもの勝ちですね。)

kintoneでは、よく使われるであろうアプリ(顧客管理等)は「アプリストア」というページで公開・アレンジできるようにしてくださっていて、アプリづくりにすごく参考になるのですが、グループ会社管理はまだオープンになっていないようです。お手本見せてもらえないでしょうかねぇ。笑