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大阪で働く法務パーソンのはなし

会場どうする?

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緊急事態宣言が今月末までに延長されました。
もはや、いつまでが緊急事態宣言下なのかは重要ではなくて、この先、この新型ウイルスに感染に怯えなくて済む日がくる数年後まで、どのように企業活動を行うかをデザインすることが大切に思われます。ウイルスとの闘いはいたちごっこなので、企業活動のOSをアップデートするというほうが正しいかもしれません。

さて、GW終盤の今日は、またまた株主総会のお話です。

会場どうする?

6月総会の会社さんでは、「総会会場どうする?」という話が頭をもたげていると聞きます。

  • もし、ホテル側が会場提供を拒んだらどうしよう
  • スタッフや役員の移動による感染のリスクを低減すべきでは?

といった考えからだそうです。

当社は、幸いホテルに拒まれることなく、例年どおりの会場で開催することができましたし、これ以外の選択肢はありませんでしたが、準備期間が長くなると心配事も増えますね。

代案は「自社で開催」

ホテルや外部会議場でやらないならどこでするんだ?という話ですが、代案として考えられるのは自社です。自社ビルだったら、オーナーの許可も不要ですし。

しかし、自社で開催するにも障壁やリスクがあります。

何より、自社ビルでない限り、オーナーの許可が下りず開催が難しいのではないかと思われます。普段から不特定多数が出入りするホテルなどですら会場提供を断っている状態で、様々なオフィスが入居するビルに不特定多数が押し寄せるかもしれないなど、オーナーは快く思わないはず。

また、ホテルの場合は、お手洗い・喫煙室・クロークなどホテルの設備をお借りできるし、スタッフもつけてもらえますが、自社の場合は、株主の動線どうするの?、クローク作るか?などの問題もありますし、全員自社スタッフで対応することになるので、慣れないためにうまくいかないこともありそうです。

さらに、このタイミングで心配なのは、自社で感染が発生するリスク。自社を会場にすることで移動による感染のリスクを減らせるものの、万一株主などの来場者に感染者があった場合、執務スペースまで使えなくなったり、社員の多くが待機状態になるのではないか?という懸念があります。

感染者が発生した場合の消毒の範囲は保健所が決めるそうですし、1時間かそこら滞在した人の濃厚接触など極めて限られる可能性もありますが、予測が難しいので、最悪パターンを想定しておく必要があると思います。

バックアップが必要

以上を考えると、第一候補は、やはり総会慣れしている例年の会場にするほうがいいように思われます。移動によるリスクは確かにあるけれど、若年層は重症化の可能性が低いから、若めのスタッフで固めるとか、高齢役員はweb参加なり欠席なりするとか、そういった方法で切り抜けられないかと。(当社はこのあたりも例年どおりでした。感染が広がっていた時期だけに、何事もなくてよかった。)

とはいえ、第一候補会場が急遽使えなくなる可能性も想定しておいたほうがいい。バックアップの最有力は、自社なんでしょうね。。

青空総会は無理?

政府の専門家会議では、新しい生活様式として「遊ぶなら屋内より屋外」と提言したと聞きます。

これ、ビジネスでも使えないんでしょうか。たとえば、株主総会は外でやる。雨天決行で雨なら傘をさしながら聞いてもらう(テントを用意しないところが会社の姿勢。笑)。株主しか入場できないけど、音漏れは聞こえるから多少透明性も上がる。大阪なら、靱公園のテニスコートとか、中之島公園とか、ANAクラウンや駅前ビルの屋上(ビアガーデンのとこ)とか…

…まあ、オンラインでしなさいよ、という話ですが。。まだ出席型の総会はハードルが高いですからね。