東京方面では、本日より再び緊急事態宣言が発出されますが、大阪では、先月から「医療非常事態宣言」が発出されており、当社も可能な限り在宅勤務としています。大阪も高止まり傾向のため、「原則在宅勤務」の解除目処が立ちません。*1
チームのメンバーが全員一堂に会したのは、昨春の株主総会当日が最後です（それも現地集合・現地解散）。以降、メンバーの全員の顔を見るのはいつも画面の中。
オンラインでどのように「一堂に会す」か
前回の記事で、部署目標を考えるために、ブレスト→KJ法→投票で優先順位づけをしたと書きました。当然、2019年まで当たり前だった、会議室で「ブレスト＝付箋に書き出し」「KJ法＝付箋をグルーピングしてラベリング」「投票＝挙手制（？）」というやり方は使えません。
そこでどうしたか。
当社は、Microsoft365を使用しており、GoogleのJamboardやmiroのようなツールは導入していません。参加者が同時にひとつのファイルや場を共有するのに使えるのは、Microsoft365のTeamsかWhiteboardのみです。
一定規模・歴史の企業だと、こういうお仲間は相当数いると信じます…
結論、多少の不自由はありますが、TeamsとWhiteboardを併用すれば何とかなりました。付箋に書いて動かすだけなら、ブラウザのWhiteboardでもできます。*2
Whiteboardでブレスト→KJ法→投票
まず、参加者が話せる場所が必要ですが、これはTeamsで場を開きます。
次に、参加者がアイデアを出したりまとめたりするための、まさに「大きなホワイトボード」としてWhiteboardを参加者と共有します。これで、場のセッティングは完了です。
Whiteboardでは、オフラインのように参加者が同時並行で、付箋に書き込んで貼ったり、移動したりすることができますし、グルーピングしてテキストでラベリングもできます。目標を考えたときは、具体的には次のような方法でブレスト→KJ法→投票を行いました。
- ブレスト：タイマーをセットして一人ひとり付箋に書き出す
- KJ法：同じ・似た付箋は移動させてグルーピング＆ラベリング
- 投票：一人ひとり色を変えた付箋をラベルの近くに貼る
付箋には複数の色が用意されているので、Aさんは黄色、Bさんは緑色、Cさんは青色…と人によって色を変えることもできますし、投票の場面では「イチオシは赤」などと重要度で色分けすることもできます◎
ZOOMならスタンプも
また、ZOOMなら、共有された画面に参加者がスタンプを押せる機能もあります。miroやWhiteboardなどと違って、スクショ（保存）しない限り自動では残らない記録ですが、参加者の興味関心を一瞬で見える化できるので、研修などで有効活用できそうです。
他にも技はたくさんある（はず）
今回は、アイデア出しの会議でWhiteboardを使うことを中心に書きましたが、通常の打ち合わせで言えば、TeamsやZOOMは、画面共有しながら線を引いたりすることもできます。
また、参加者の意見を拾うという意味では、Slackの活用というアイデアもあります。TeamsやZOOMで投票してもらおうとすれば少し準備が必要ですが、Slackだとたとえば「休憩欲しい人？」と聞きたいときに、スレッドに質問内容を書き込み、リアクションの記号別に「⭐︎＝10分」「★＝5分」「×＝なくてOK」と選択肢を割り振って、参加者にリアクションをポチってもらえれば、誰がどれを押したかまで瞬時にわかります。ホスト側の所要時間は、おそらく1分くらいです。
こういった会議での情報デザインは、ある美大の先生の講義で習った（体験した）のですが、ビジネスパーソンも知れば有効に活用できるから、知恵が広まればいいのに…と思い、私の体験をご紹介させていただきました。
私はポケベルを使ったことがあるし、家に初めてPCがやってきたのは中学生くらいで、決してデジタルネイティブではありません。だから、この一年くらいの急速なオンラインツールの供給・普及には、ぼーっとしていてはとてもついていけません。私ももっと勉強していきます！
そして、会社には、BYODを認めてほしいし、必要に応じて端末を貸与すべきだと思う。
*1:出張や社内飲み会の禁止、毎日の体温測定の実施、ひいてはプライベートでの自重を求める社内通達を出してもうすぐ約1年。少し落ち着いたら解除しようと思うも、そのタイミングを掴めないままです。「あの指示ってまだ生きているんですか？」という質問すら聞こえるようになりました。危機対応としてはまずいような…
*2:Whiteboardのアプリを使うと画像を貼り付けるなどもう少し高度なこともできるのですが、当社では制御されていて使えなかった…
