株主総会議事録の作成者は誰？

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緊急事態宣言中の大阪より。
当社は出社率を下げるのですが、周りを見ると出社率を変えないというところも。

さて、子会社で社長の交代が発生しました。
前社長も引き続き平取締役として残るので、登記の手間（以下記事参照）はかからなかったのですが、別のところで再び司法書士さんとの見解の相違発生。それは、株主総会の議事録作成者は誰かという問題です。

legalxdesign.hatenablog.com

代表取締役が重任せず平取締役として残った

具体的には、こういうことが起きました。

取締役A・B・Cがいて、これまでは代表取締役はAだったところ、定時株主総会でA・B・Cが重任し、代表取締役がBになりました。

グループ企業や同族会社ならよくある話。

株主総会議事録の作成者は誰？

株主総会議事録には、「議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名」を記載しなければなりません（会社法施行規則72条3項6号）。
総務担当の取締役でもいない限り（いや、多分いても？）、ここを「代表取締役　●●」としている企業が多いと思います。私もそうです。

では、代表取締役が交代した場合、その株主総会議事録の作成者は、いつの代表取締役とすべきでしょうか。

前提として、取締役というのは、任期満了退任と同時に切れ目なく重任したとしても、いったん全員平取締役にリセットされると考えられているはずです。だからこそ、総会の後には取締役会を開催して代表取締役を選定するし、この取締役会の議長は、互選により決まりますよね*1

加えて、議事録というのは、会議の後に作成するものです（「〜閉会を宣した」と過去形で書きます）。

したがって、私は、この場合の株主総会議事録は新しい代表取締役（設例ではB）が作成すべきだという考えを持っています。それで登記も通ってきました（当たり前と思います…）。

しかし、司法書士さんの中には、「総会時の代表取締役」すなわち前代表取締役（設例ではA）を議事録作成者とすべきと考える方があるんですね。理由は、「総会の時はまだ代表取締役だったから」ということらしい。議事録は会議後に作成するものですけど？

登記はどっちでも通ってしまう

株主総会議事録には、押印義務がありません。しかし、「これで完成」という目印のために、代表印を押している企業が多いと思います。当社も然り。
私の流儀に従えば、新しい代表取締役の名前の横に代表印が押された株主総会議事録が完成し、司法書士さんの流儀に従えば、退任した代表取締役の名前の横に代表印が押された株主総会議事録が完成します。そして、どちらでも登記は通ってしまう。登記所は、実は議事録作成者が誰かなんて見てないんですかね。。

司法書士さんの考えでいけば、株主総会終結の時をもって取締役からも退任して「ただの人」になった場合、「議事録作成者　代表取締役●●」と退任前の肩書きをかたるのでしょうか*2。

取締役会議事録には前の代表取締役が代表印を押すけれど

司法書士さんの気持ちがわからないでもありません。
設例のようなケースでは、代表取締役選定にかかる取締役会議事録に、前代表取締役が代表印を押せば、出席役員の印鑑証明書を省略できるし、新代表取締役が印鑑届出を提出するまでは、前代表取締役が代表印を利用できる唯一の者ではないか、というお考えがあるのかなと。

その他の書類は新しい代表取締役が代表印を使う

「株主総会のときは代表取締役だったから、議事録作成者は前代表取締役を『代表取締役』と書く」というのは、やっぱり変だと思っています。
取締役会議事録に前代表取締役が代表印を押すのも、変だとは思いますが法令上そうなっているし、代表印の引継ぎをやっているのだと思えば受け入れられます*3。

役員変更登記では、議事録のほかに株主リストや登記委任状の提出が必要ですが、これらはすべて新しい代表取締役が代表取締役として代表印を押捺します*4。
よく考えると、まだ印鑑届出をしていない代表取締役の代表印を信じて登記していいのか？という気持ちにもなりますが、取締役会で前代表取締役が代表印を押すことで政権移譲が適切に行われたと考えて進行させているのでしょうね*5

真面目に考え出すと、奥の深い代表取締役変更登記です。

*1:そうすると、代表取締役は、総会終結時から取締役会での就任承諾まで空白ができるので、厳密には「重任」とはいえないと思いますが、「重任」として差し支えないのだそうです（登記研究164号48頁にそう書いてあると「不動産・商業・法人登記実務事例集」に書いてありました（177頁））。