電子契約の導入が思うように進んでいませんが、一足先に導入している部門にアカウントを発行してもらい、自社の実態把握をしました。
結果、カオスすぎました…全社導入が遠すぎて涙が出る。
そもそも、ほとんど利用されていない
まず驚いたことは、利用頻度の低さです。その部門で締結する契約の1割にも満たないのではないかという程度。
その部門が利用しているのはクラウドサインなので、契約情報を入力すれば更新アラートも出してくれるのですが、それも入力していない人がほとんど。もったいないです。
「使い勝手が悪くて使えない」というサービスではないので、新しい道具の使い方を覚えたくないズボラな人が多いんでしょうね。。
管理者が多すぎる＝丸見え
恥ずかしながらあまりよくわかっていなかったのですが、クラウドサインは、書類の閲覧権が1か100か、つまり自分の申請したものしか見れないか、全部見れるかのどちらかなんですね*1。
その部門では、他部署のメンバーも含めて広く管理者権限を与えていて、契約書が全部丸見えでした。いろんな人が申請した契約書を閲覧しながら作業しなければならないメンバーがいるので、クラウドサイン上で対応しようとすると致し方ないことではあるのですが。
私もせっかくアカウントをもらったので、自分でも今度試してみようと思っていたのですが、こんなに大勢の管理者に見られるなら、見送り決定です。
しかも、ご丁寧なことに、契約締結が完了したら書類管理者には「●●さんの契約の締結が完了しました。確認はこちらから」というメールまで届きます。当社は一日数百件の契約が締結される部門があるので、全社導入後にこの調子でメールがきたら管理者は怒り狂うんじゃないか…メールは申請者だけに飛ばしてあげてほしい。。
自社も相手方も作成者≠電子署名者だった
管理者の多さと並んで頭を抱えたのが、電子署名をする人。導入部門で電子契約を利用しているのは部門長決裁の契約なので、作成者（締結者）は全てそこの部門長なのですが、部門長が電子署名しているケースは見当たらず、担当者限りのものばかりでした。。中には、相手方も担当者限りの契約が…なりすまし以前の話に、絶句。これでいいの？
導入時に法務が入って、ルールを一緒に考えればよかったのでしょうが、求められていない（法務の知らないところで導入された）のに力を貸すこともできず。。この方法でスタートしてしまった部門に、より厳格なルールを課すのはかなりハードルが高そうです。
「担当者同士の契約なんて無効だ！」と言われたとき、どうするつもりなんだろう…と思うのですが、「ハンコだって本人が押していたわけじゃないんだから、作成者と電子署名者が違ったって問題ないでしょ」というのがスタンダードになっていくのでしょうか。
やはり文書管理システムが必要だ
会社というところは、縦割りのようでいて、縦だけでは割り切れません。自分が申請した契約書だけ／同じチーム（部門）のもの全部という両極端な権限設定では賄えない部分があります。
全社導入ではどういうチームを作って契約すればいいか？と考えていたけれど、自社のカオスの目の当たりにし、クラウドサインだけで文書管理するのは諦めて、文書管理はもう少し柔軟性の高いシステムを別に導入すべきだと思いました。
みんな、どうやってるんだろう。。
*1:このへんの話をあまり誰もしてくれない気がする。。
