最近、ハンコにまつわる相談というか新調するというイベントが続けてあったので、備忘メモです。
請求書用に会社名（角印）の電子印鑑を作成したい
「請求書作成に押印が必要で、そのせいで在宅勤務を増やせない。電子印鑑を導入してもよいか？」という相談がありました。
よその会社は1年前に対応したと思うんですけどね。。
大きな声では言えませんが、当社では、コピペ可能な電子印鑑（＝ただの印影画像）で契約書を作成することがあります。契約書でさえそんなやり方を採用しているのに、なぜ請求書にはせっせと朱肉でハンコを押していたのでしょう。
「請求書にはそもそも押印が求められていないのだから、ハンコ自体やめればいい」と言いたいところですが、「会社のハンコ（印影）がなければオフィシャルな請求書と扱えない」と感じる人も多いです。確かに、どれが最終版がわかりやすいというメリットはありそうです。
請求書に使う印章は、通常は社名のみ記載された角印で、管理も役職印より緩やかなことが多いと思います。勤務先の場合、一応施錠可能なキャビネットに入っているけれど、営業時間中は常時開いていて誰でも押せます。また、電子印鑑は今どき無料で作れてしまうので、社名のみの電子印鑑であれば、作成や使用にさほど注意を払わなくてもよいように感じています。
そんなわけで、「ご自由にどうぞ」ということにしました。電子契約にするとか言い出したら止めたと思いますが。
代表印を新調したい
もうひとつは、代表印を新調することになりました。代表者が変わったわけでもないのに…
代表印を使いすぎ
勤務先は、規模に照らすと代表印（法務局に登録している代表取締役印）を使いすぎです。
上場企業でも契約をすべて社長名で締結するところはありますが、契約書に使うハンコは、代表印とは別に契約印を準備されているところが多いでしょう。前職だと、代表印は社長本人が、社長名義の契約印は総務が管理して、それぞれ押印していました。
一方当社はといえば、社長名義の印章は代表印しかありません。つまり、社長名の契約の場合、相手方の指定がなくても、印鑑証明書を提出するわけでなくても、法務局に登録した代表印を押捺します。
契約締結権限を各部に可能な限り移譲しているとはいえ、歴史ある業界（原料メーカーとか）の契約では社長名義での契約が好まれます*1。
そんなことをしているからか、代表印が摩耗したり欠けたりして、新調しようということになりました。
改印届書を自社で出す
過去にも書いているとおり、当社では登記は司法書士さんにお願いしています。自社でやってもいいけれど、司法書士さんってめちゃくちゃリーズナブルですからね…
とはいえ、改印届書を出すためにお金を払うのもちょっと…と思い、今回は自前でやることにしました。
私は毎日のように法務局に通った経験がありますが、会社勤めだと法務局に行く機会は多くありませんし*2、まして司法書士さんにお願いしている限り、登記申請窓口に行くことはないので、良い機会です。
従業員は代理人か
改印に当たって必要な書類は、改印届書と代表取締役個人の印鑑証明書のみです。
印鑑証明書を準備してもらったら、あとは改印届書に必要事項を記載すれば終わり。
さて、従業員が提出しに行く場合、当該従業員は「代理人」でしょうか。代理人であれば、改印届書を持参する従業員の住所や氏名を代理人として記載し、委任状部分への記載も必要になります。
登記申請もそうですが、本人申請といっても代表者本人が登記所に書類を持参・郵送することはなく、従業員が行うのが普通です。連絡先も従業員としていると思います（代理人申請でもスタッフの名前を書きます）。
したがって、従業員が持参する場合は本人申請として、代理人欄への記載はいらないはずです。なのに…代理人欄へ従業員の住所・氏名を記載するよう法務局に言われました。「審査はしないけど」という、教えてくれなくていい情報を添えて。いらないと思うのですが、質問してそう言われた手前、従うしかないですよね…*3
改印手続はすぐにやってくれる
通常、印鑑（改印）届書は、代表者交代のタイミングで提出し、改印だけをすることは珍しいです。そこで、「改印手続ってどれくらいかかるんだろう？」という疑問が生じます。
代表者であることさえ確認できれば、ほかに審査はいらないから、登記ほど時間はかからないだろうけれど、即日対応してくれるほど法務局ってサービス精神旺盛でしたっけ？と。
法務局によって違うのかもしれませんが、大阪法務局はなんと当日対応でした。法務局のサイトにある標準処理期間の「即日」は謄本や印鑑証明書の交付請求のことだけと思っていたのに…失礼しました。。
