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大阪で働く法務パーソンのはなし

コロナウイルス対策と定時株主総会

3月末から6月末にかけては、定時株主総会のオンシーズンです。

3月末総会の会社さんの招集通知が出始めましたが、政府のイベント自粛要請を受けて、各社はどう対応するのでしょうか。

(なお、経営法友会がまとめサイトを作ってくれている上、緊急でバーチャル株主総会をテーマにした講義を(もちろんオンラインで)開催するそうです。しかも講師は澤口実弁護士!バーチャル総会を今年やることは絶対ないけど、絶対聞く!)

定時株主総会は、必ずしも決算日後3か月以内に開催しなくてもよい

先日、法務省からあるリリースがありました。その名も「定時株主総会の開催について」

www.moj.go.jp

要点は次のとおり。

  • 会社法上は、定時株主総会は、必ずしも決算日後3か月以内に開催しなくてもよい
  • たとえ定款に開催期限を定めていても、今回のような不可抗力のときは、不可抗力が解消した後合理的な期間内に開催すればよい
  • ただし、基準日の有効期間は3か月なので、延期する場合には改めて基準日を定め、公告する必要がある
  • 期末配当ができないときはそのタイミングではせず、新たに基準日を定めて配当することもできる

国(経済産業省?)は、以前から定時株主総会の分散化を望んでいて、必ずしも決算日後3か月以内に開催する必要はないと、前から宣伝していましたね。今回は、(何かと腰が重そうな)法務省がリリースを出しており、政府も一丸なんだなと思った一コマでした。

そうはいっても止められないのが定時株主総会

「そんなに急いでやらなくても会社法違反にならないよ」といわれても、上場企業の、まして3月末の株主総会なんて、今更止められません。

私の経験上、定時株主総会の会場は、一年前に予約します(総会の日に来年を仮予約する)。招集通知は数週間かけて作成するし、最近の発送前倒し要請もあって、開催ひと月前に刷り上がって配送準備が整う状態になります。この段階で延期することは現実的ではありません。

しかし、定時株主総会にお越しになる株主には年配の方が多いので、何にも対策をしないわけにもいきません。「できるだけこないでください」と言いたいけど、いかに伝えるか。

2月末総会の会社さんの例

すでにリリースが削除されたようなのですが、2月27日に定時株主総会を開催したキューピーさんは、政府からの要請があった直後の開催であったにもかかわらず、すみやかにリリースを出されました。リリースでは、マスク着用やアルコール消毒の呼びかけ、詰めて座らせることはしない、書類等は配布せずに場内に置く、看護師を待機させるなどと記載されていました。

結果、巣篭もり風潮になっているし、出席者は少なかったのでは?と予想したのですが、HPによれば今年の出席者は2,482名で、昨年・一昨年とほとんど変わっていませんでした。なぜだろう?

なお、所要時間は約1時間と、前年よりかなり短めでした。詳細不明ですが、短縮に努められたのかもしれません。

3月総会の会社さんの例

2月末総会の会社さんはかなり慌ただしく、十分な準備はできなかったと思いますが、3月末総会の会社も然り。ギリギリ招集通知を修正できるかもしれない段階だったから、難しい判断を迫られたことと推察します。

大手でざっと探したところ、招集通知で注意喚起をしている会社にコカ・コーラさんと花王さんがありました。

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コカ・コーラボトラーズジャパン株式会社2019年度定時株主総会招集ご通知 表紙

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花王株式会社第114期定時株主総会招集ご通知 表紙


ほかにも、招集通知には記載していないけれど、体調にくれぐれも気をつけて欲しいとか、スタッフにはマスクを着用させるといった案内をHPに掲載されているという会社さんもありました(JTさんなど)。招集通知に書くのが間に合わなかったのでしょうか。それとも、臨機応変に変えられるようにかな。

マスクとアルコールはどこにある?

今回の対策として「スタッフにマスクを着用させる」と謳う企業が多いです(ほとんど?)。そうはいっても、巷にマスクはありません。さて、どうするか?当社では、備蓄品のひとつとしてマスクもある程度備え置いているのですが、きっと他社さんもそうなのだと思います。とはいえ、全社員に毎日供給するほどはないので、とりあえず総会分は急いでキープしたというところも多いのではないでしょうか(我が社はそうです)。

アルコールも、我が社の本社が入るビルの場合、本社もビルも在庫がつきかけています。アルコールが手に入らないから、割高な次亜なんとかを緊急手配したとか。それも、いつまで持つことか…(これもとりあえず総会分はキープ済み)

我が社は?

我が社も予定どおり開催いたします。が、業績が芳しくなかった我が社。株主がお見えにならないほうがうれしい…という下心があるのかないのか、対策に熱心です。

大方針は、「規模を縮小して、可能な限り接触を避け、簡素化する」で、入場者目標まで立てていました。具体的には、他社さん同様、事前の議決権行使を推奨したり、体調に十分注意するように啓蒙したり…というようなことを招集通知などに記載するほか、事業報告のビデオは極力編集して短くすることも検討中です。

できるだけ接触を避けるべく、資料等はすべて座席に置いておこうとか、心配事は尽きません。