先日、子会社から連絡がありました。
「AI契約レビュー支援を導入することにしました。年間100通くらいしかレビュー件数がないから、リーズナブルなLeCHECKにしました」と。
たしかに、LeCHECKはとてもリーズナブルなので、中小企業には魅力的ですよね。
本体は、その金額すら捻出できないでいるので、思わず「いいなぁー」とこぼしてしまいました。
そんな話をした後、Hubbleのこちらの記事を拝読。
法務パーソンは月間10〜30件の契約をレビューする
件の記事は、法務パーソンを対象に、法務組織、契約の審査や締結件数、コミュニケーションツール、リーガルテックの導入状況、契約書の管理状況、はたまた人事評価までアンケートを行い、その結果をリポートするものです。
記事によれば、組織規模の大小こそあれ、法務パーソン1名がレビューする契約書の数は、月間10〜30件と推測されるそうです。
契約審査だけやっている人はそういないでしょうから、まぁ、そんなものだろうという感じ。当社もこの幅にあてはまります。
それ以上の件数を一人で捌いている企業もありますが、その場合は1件にかける時間を減らす必要があります。
定型的な簡単な契約書だと、10〜15分くらいで処理するという話も聞くのですが、うちだとちょっと考えられません。案件の記録〜回答を含めれば、どんなに簡単なものでも最低30分はかけていると思います。
それがいいことなのかはよく考えないといけないけど、そういう契約書のチェックは、より短時間でするように工夫するというよりは、事業部で処理してもらうように努めたいところです。
チーム内では同期コミュニケーションをとらない？
記事を見て驚いたことがいくつかあるのですが、そのひとつがチーム内のコミュニケーションについて。
これ、複数回答だと思うので一概には言えないのですが、
- 半分はウェブ会議を使わない
- 半分以上が対面で話さない
- 6割以上が電話をしない
ということは、同期コミュニケーションをとらないチーム、多すぎませんか…？それで組織が回るのか興味深い。私は、コロナ禍では身振りや声色を確認する機会が減ってしまって不安に思っているので…
当社の場合、業務用の携帯がひとり1台付与されているし、Teamsを導入しているので、この選択肢のすべてが利用可能で、実際すべて利用しています。
社内外のコミュニケーションがまだまだメールベースなので、案件に関するものはメールでやりとりすることが多く、重要性の低いもの（たとえば勤怠連絡）はチャットでさっと済ませたりしています。画面を共有したいことも多いし、テレワークでも全員で話す機会を作っているので、ウェブ会議も欠かせません。
電子契約の導入率は4割弱？
今回の調査では、電子契約を導入していると回答した企業の割合は、4割弱だったそうです。
電子契約とかAI契約レビュー支援の導入状況のアンケートってよく見かけますが、実施主体がリーガルテック企業だからか、現実よりお化粧されていると思うんです。「自社で締結する契約書全部に占める電子契約の割合が8〜9割」という企業が約4割なんてことはないはず。
「導入しているかどうか」という二択ではなく、「締結する契約書のうちどれくらいで利用しているか？」という質問をしてくれると実態が見えてありがたいのですが。
ちなみに、当社も電子契約を一応契約していますが、全社で締結する契約書に占める割合は、今のところ0.1％くらいだと思います。「導入している」とはとても言えません。
15％強は契約書保存を外注
勤務先では、契約書の管理を各部に任せているので、「契約管理はどうしていますか？」と聞かれると「不明」「（全社的には）管理していない」となります。
この調査でも質問がされているのですが、「管理しない」と回答した企業が約18％でした。
「契約書の管理ができていないなんてけしからん」と思ってしまいますが、会社の実態を見れば「管理」することの難しさも納得です。
その対策として外注するというアイデアがあり、調査によれば、15％強の企業が利用しているといいます。
15％強も外注しているということに驚きます。そこまでやってもペイできると考えるくらい、契約書管理業務が負担ということですよね。
勤務先でも、営業系の契約書や不動産関係の契約書は、外部に管理を委託しています。
私としては、外部委託のクオリティもあまり満足できるものではないので、外部委託を推進するよりは、電子契約やAI解析の導入を進めていきたいところです。
電子契約化→契約情報を自動でデータベース化→期限管理を自動化→廃棄も自動化
を早く実現したい。
